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Resolución núm. 50-2024 SCJ Reglamento Firmas Digitales en la Función Notarial

Resolución núm. 50-2024, que aprueba el Reglamento de Aplicación para el uso de

Documentos y Firmas Digitales en el Ejercicio de la Función Notarial

Preparado por:

Pleno de la Suprema Corte de Justicia

Revisado por:

Ruth Ruíz

Diseño de portada y diagramación: Dirección de Producción e Identidad Institucional

www.poderjudicial.gob.do

CONTENIDO

VISTOS: .......................................................................................................6

CONSIDERANDO QUE: .................................................................................. 8

CAPÍTULO I.DISPOSICIONES GENERALES ............................................ 9

Artículo 1.Objeto. .............................................................................. 9

Artículo 2.Ámbito de aplicación .......................................................... 10

Artículo 3.Interpretación ................................................................... 10

Artículo 4.Definiciones ...................................................................... 10

Artículo 5.Principios. ........................................................................ 14

Artículo 6.Exigencia de documentos o mensajes firmados...................... 15

Artículo 7.Validez y efectos probatorios de los documentos digitales notariales. ....................................................................... 15

CAPÍTULO II.SOBRE EL USO DE DOCUMENTOS Y FIRMAS DIGITALES

EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL................... 15

Sección I. Sobre los instrumentos notariales y su redacción ...................... 15

Artículo 8.Habilitación general ........................................................... 15

Artículo 9.Utilización de documentos digitales por los notarios. .............. 16

Artículo 10.Consejo de administración de la plataforma de gestión

notarial. . ......................................................................... 18

Artículo 11.Funciones del Consejo. ....................................................... 19

Artículo 12.Rectificación de documentos digitales notariales. ................... 19

Artículo 13.Identificación de las partes en documentos digitales

notariales. . ...................................................................... 20

Artículo 14.Redacción de instrumentos notariales utilizando firmas

digitales seguras ............................................................... 20

Artículo 15.Certificación y registro del documento digital notarial ............. 22

Sección II. Protocolo electrónico notarial .................................................. 22

Artículo 16.Sobre el protocolo electrónico notarial. ................................. 22

Artículo 17.Libro índice electrónico. ...................................................... 24

Artículo 18.Sobre la encuadernación de volúmenes. ............................... 24

Artículo 19.Borrado, alteración, pérdida o destrucción del protocolo

electrónico notarial o del libro índice electrónico .................... 24

Artículo 20.Emisión de duplicados de actas notariales. ............................ 25

CAPÍTULO III.SOBRE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DIGITALES NOTARIALES ................................................. 25

Artículo 21.Conservación de documentos .............................................. 25

Artículo 22.Requisitos de los procedimientos de conservación .................. 26

Artículo 23.Conservación de datos de firma digital segura ....................... 26

Artículo 24.Copias de respaldo y recuperación. ...................................... 27

Artículo 25.Conservación de documentos digitales notariales a través

de proveedores especializados............................................. 27

CAPÍTULO IV:GESTIÓN DIGITAL NOTARIAL ......................................... 27

Sección I. De los medios técnicos del Colegio Dominicano de Notarios ..... 27

Artículo 26.Medios del Colegio Dominicano de Notarios ........................... 27

Sección II. Sistema integrado de gestión de actas notariales ................... 28

Artículo 27.Características del sistema integrado de gestión de actas instrumentadas por notario ................................................. 28

CAPÍTULO V.INSPECCIÓN ................................................................... 29

Artículo 28.Facultad de inspección ....................................................... 29

CAPÍTULO VI.DISPOSICIONES FINALES ............................................... 29

Artículo 29.Centro de atención al usuario y a los notarios........................ 29

Artículo 30.Servicio de validación de firmas digitales seguras utilizadas

en actos instrumentados por notarios................................... 29

Artículo 31.Géneros gramaticales......................................................... 29

Artículo 32.Aplicación supletoria .......................................................... 29

Artículo 33.Publicidad......................................................................... 30

Artículo 34.Entrada en vigor................................................................ 30

Dios, patria y libertad

República Dominicana

En nombre de la República, el Pleno de la Suprema Corte de Justicia, regularmente constituido por su presidente Luis Henry Molina Peña, y los magistrados y las magistradas Pilar Jiménez Ortiz, Segunda Sustituta de Presidente, Francisco Antonio Jerez Mena, Manuel Alexis Read Ortiz, Fran Euclides Soto Sánchez, Nancy Idelsa Salcedo Fernández, Justiniano Montero Montero, Anselmo Alejandro Bello Ferreras, Rafael Vásquez Goico, Vanessa Elizabeth Acosta Peralta, Samuel Amaury Arias Arzeno, María Gerinelda Garabito Ramírez, Moisés Alfredo Ferrer Landrón y Francisco Antonio Ortega Polanco y con la asistencia de César José García Lucas, secretario general de la Suprema Corte de Justicia, en Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional a los veintitrés (23) días del mes de mayo del año dos mil veinticuatro (2024), años 181o de la independencia y 161o de la Restauración, dicta en Cámara de Consejo la siguiente Resolución:

VISTOS:

1. la Constitución de la República Dominicana, proclamada el 13 de junio de 2015;

2. el Código Civil de la República Dominicana;

3. el Código Penal de la República Dominicana;

4. el Código de Procedimiento Civil de la República Dominicana;

5. el Código Procesal Penal de la República Dominicana;

6. el Código de Trabajo de la República Dominicana;

7.la Ley núm. 339-22, que habilita y regula el uso de medios digitales para los procesos judiciales y procedimientos administrativos del Poder Judicial, del 29 de julio de 2022, G. O. núm. 11076;

8. la Ley núm. 821, de Organización Judicial, del 21 de noviembre de 1927, y sus

modificaciones, G. O. núm. 3921;

9. la Ley núm. 25-91, Orgánica de la Suprema Corte de Justicia, del 15 de octubre

de 1991, y sus modificaciones, G. O. núm. 9818;

10.la Ley núm. 327-98, de Carrera Judicial y su Reglamento de Aplicación, del 11 de agosto de 1998, G. O. núm. 9994;

11.la Ley núm. 126-02 sobre el Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digita- les, del 4 de septiembre del año 2002, G. O. núm. 10172;

12.la Ley núm. 108-05, de Registro Inmobiliario, del 23 de marzo de 2005, G. O. núm. 10316;

13.la Ley núm. 53-07, sobre Crímenes y Delitos de Alta Tecnología, del 23 de abril de 2007, G. O. núm. 10416;

14.la Ley núm. 137-11, Orgánica del Tribunal Constitucional y de los Procedimientos

Constitucionales, del 13 de junio de 2011, G. O. núm. 10622;

15.la Ley núm. 247-12, Orgánica de la Administración Pública, del 9 de agosto de

2012, G. O., núm. 10691;

16.la Ley núm. 107-13, sobre los Derechos de las Personas en sus Relaciones con la Administración y de Procedimiento Administrativo, del 6 de agosto de 2013, G. O. núm. 10722;

17.la Ley núm. 172-13, que tiene por objeto la protección integral de los datos personales asentados en archivos, registros públicos, bancos de datos u otros medios técnicos de tratamiento de datos destinados a dar informes, sean estos públicos o privados, del 13 de diciembre de 2013, G. O. núm. 10737;

18.la Ley núm. 140-15, del Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios, del 7 de agosto de 2015, G. O. núm. 10809;

19.la Ley núm. 3-19, que crea el Colegio de Abogados de la República Dominicana, del 24 de enero de 2019, G. O. núm. 10929;

20.la Resolución núm. 2463-2014, sobre el Desarrollo de la Videoconferencia como Herramienta de Cooperación Internacional, adoptada por el Pleno de la Suprema Corte de Justicia el 3 de julio de 2015;

21.la Resolución núm. 788-2022, que establece el Reglamento General de Registro de Títulos, aprobada por la Suprema Corte de Justicia el 27 de octubre de 2022;

22.la Resolución núm. 748-2022, que aprueba el Reglamento para la Aplicación de la Ley núm. 339-22, que habilita y regula el uso de medios digitales para los procesos judiciales y procedimientos administrativos del Poder Judicial, aproba- da por la Suprema Corte de Justicia el 13 de octubre de 2022;

23.la Resolución núm. 071-19, que dicta la norma complementaria por la que se establece la equivalencia regulatoria del sistema dominicano de infraestructura de claves públicas y de confianza con los marcos regulatorios internacionales de servicios de confianza y la norma complementaria sobre procedimientos de autorización y acreditación, dictada por el Consejo Directivo del Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (Indotel) el 11 de septiembre de 2019.

CONSIDERANDO QUE:

1.La Ley núm. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales

(en lo adelante Ley núm. 126-02 o por su nombre completo), promulgada el

4 de septiembre de 2002, así como su Reglamento de Aplicación aprobado por el Decreto núm. 335-03 del 8 de abril de 2003 y las Normas Complementarias aprobadas en desarrollo de estos, constituyen el marco legal por el que se regula, entre otros instrumentos normativos, la eficacia jurídica de los documentos y firmas digitales en la República Dominicana. Por tanto, en el marco de la presente normativa debe entenderse que rige la Ley núm. 126-02, el Decreto núm. 335-03, así como por todas las disposiciones emitidas por el órgano rector.

2.En lo concerniente a los documentos y firmas digitales, la Ley núm. 140-15 del

Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios (en lo adelante Ley núm.

140- 15 o por su nombre completo) reconoce y respalda los parámetros estable- cidos por la Ley núm. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, su reglamento de aplicación y normas complementarias. Además, el artículo 31, párrafo IV, otorga la facultad a la Suprema Corte de Justicia para reglamentar todos los aspectos relacionados con el procedimiento para el uso de documentos y firmas digitales en el ejercicio de la función notarial.

3.El Colegio Dominicano de Notarios es una corporación de derecho público interno, de carácter autónomo y con personalidad jurídica propia, con los derechos y atri- buciones que le otorga la Ley núm. 140-15. Este gremio es miembro activo de la Unión Internacional del Notariado Latino (UINL) y signataria del Decálogo para las Escrituras Notariales con Comparecencia en Línea.

4. En cumplimiento de las atribuciones conferidas por la Ley núm. 126-02 sobre Comer- cio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales y su correspondiente Reglamento de Aplicación, el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (Indotel) ha expresado su disposición a colaborar con el Poder Judicial con el fin de viabilizar la utilización de documentos y firmas digitales seguras en el ejercicio de la función notarial.

5.En muchos países, entre ellos la República Dominicana, los notarios desempeñan un rol fundamental en el desarrollo de las actividades comerciales que potencian la economía. El valor que estos le confieren a la legitimación de las firmas de los suscriptores de los documentos que sirven de soporte a las actividades enunciadas avala el incuestionable desarrollo de la seguridad jurídica. Por ello, es necesario que los notarios implementen en su función notarial el uso de las firmas digitales con el fin de contribuir al impulso del comercio electrónico.

6.El presente reglamento persigue posibilitar que los notarios puedan utilizar documentos y firmas digitales seguras, en atención al conjunto de reglas nacionales e internacionalmente aceptables. Se busca suprimir los obstáculos jurídicos y dar una mayor previsibilidad en la redacción de los instrumentos notariales, tomando

en cuenta los principios rectores de la Ley núm. 126-02 y las disposiciones contenidas en la Ley núm. 140-15. Para la formulación de este reglamento fueron considerados, entre otros, los principios de equivalencia funcional, autenticidad, neutralidad tecnológica, integridad, confidencialidad y no repudio

7.La aprobación de este reglamento está sustentada en las disposiciones del artículo

31, párrafo IV, de la Ley núm. 140-15, que dispone lo siguiente: “La Suprema Corte de Justicia establecerá, por vía reglamentaria, todo lo relativo al procedimiento para el uso de los documentos y firmas digitales en ocasión del ejercicio de la función notarial”.

8.En ese tenor, es bueno señalar que la firma digital ofrece múltiples beneficios, en- tre ellos la agilización de trámites y solicitudes, la mejora de la transparencia, la protección del medio ambiente con la reducción del uso del papel, la integridad de los documentos, la facilidad de la realización de gestiones de manera remota que fortalecen la inclusión digital, entre otros.

9.La implementación de la firma digital en el ámbito notarial no solo responde a una necesidad de modernización, sino que también está alineada con las tendencias globales de digitalización de los servicios públicos y privados. La transformación digital ha provocado una modificación en la forma de actuar de las empresas e instituciones públicas, cambiando significativamente el entorno laboral. En ese sentido, el uso de la firma digital segura en los documentos notariales se inscribe en una evolución hacia un modelo más ágil, eficiente y accesible.

10. La adopción de la firma digital en las gestiones internas y externas realizadas por los distintos poderes del Estado y sus dependencias, así como la transformación digital de las interacciones socioeconómicas y el impacto de los avances tecnoló- gicos a nivel nacional e internacional en materia de comercio electrónico, resaltan la urgencia de que los notarios sean habilitados para la utilización de documentos y firmas digitales seguros en el ejercicio de su función notarial, lo cual constituye un avance en la función del notario.

Por tales motivos, el Pleno de la Suprema Corte de Justicia, en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 31, párrafo IV, de la Ley núm. 140-15,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. -Objeto. Regular el uso de las firmas digitales seguras en los documen- tos notariales, en atención a lo dispuesto en la Ley núm. 140-15 y la Ley núm. 126-02, así como en su reglamento de aplicación, otras leyes y normas aplicables a la materia.

Artículo 2. -Ámbito de aplicación. Las disposiciones de este reglamento serán de aplicación obligatoria para todos los notarios a nivel nacional, siempre que se opte por el uso de los documentos y firmas digitales en ocasión del ejercicio de la función notarial.

Párrafo. Estas disposiciones son aplicables a los funcionarios consulares que ejer- cen funciones notariales, de acuerdo con la ley que rige la materia y las atribuciones propias que tiene la entidad rectora y supervisora de los funcionarios designados como cónsules en el extranjero.

Artículo 3. -Interpretación. Para la interpretación de este reglamento se tendrán en cuenta las definiciones contempladas en la Ley núm. 126-02 y en las Normas Complementarias emitidas por el Indotel.

Párrafo I. Las menciones y remisiones a normas jurídicas y técnicas contenidas en este reglamento se entenderán realizadas a aquellas que se encuentren vigentes en el momento de su aplicación, incluyendo sus posibles modificaciones y normas que las complementen o reemplacen.

Párrafo II. En caso de modificación de estas normas jurídicas y técnicas, las remisio- nes previstas en el presente reglamento serán interpretadas de la forma que mejor se adapte al propósito inicial de tal remisión.

Párrafo III. El presente reglamento deberá interpretarse en el sentido de facilitar y simplificar la función notarial, respetando el principio de inmediación, jurisdicción territorial y el debido proceso mediante la utilización de documentos y firmas digitales seguros.

Párrafo IV. En todos los casos en que se haga referencia al notario, estas disposicio- nes se aplican igualmente a los cónsules y a todo aquel que la ley faculte para ejercer la función notarial.

Párrafo V. En los casos en que este reglamento haga referencia a documentos o actos, estos se circunscriben únicamente a aquellos en los que intervienen los notarios en el ejercicio de su función notarial.

Artículo 4. -Definiciones. Con el fin de garantizar una mejor comprensión de este instrumento de regulación, para la aplicación del presente reglamento regirán las siguientes definiciones:

a. Acta notarial: Es el instrumento público o auténtico original que redacta el notario y conserva en su protocolo, a solicitud de parte

interesada, para hacer constar en un documento público la expre- sión de la voluntad de quienes intervienen en uno o varios hechos o actos jurídicos presenciados por él o declarados por los compare- cientes, ya sea de manera presencial o telemática, en la forma que resultan tanto de la ley como de los diferentes usos y costumbres propios del derecho notarial.

b. Acto bajo firma privada: Son actos en los que las partes intervie- nen podrán suscribirlo de manera ológrafa o digital, pudiendo estos requerir, a su sola opción o por exigencia de la ley, la intervención del notario.

c.Addendum o adenda: Es el instrumento notarial que enmienda o modifica al contenido original de un acta, contrato o documento notarial que le precede, que debe hacer referencia al documento antecesor original y vincularse con él.

d. Certificado cualificado de firma electrónica: Es un certificado de firma digital segura o electrónica cualificada que ha sido expe- dido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos establecidos por la normativa vigente.

e. Certificado cualificado de sello electrónico: Es un certificado de sello electrónico cualificado que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos es- tablecidos por la normativa vigente.

f.Comparecencia presencial: Las partes podrán comparecer ante el

notario de manera presencial o física para su debida identificación.

g. Comparecencia telemática o en línea: Las partes podrán com- parecer ante el notario a través de medios no presenciales que per- mitan su debida identificación.

h. Datos de carácter personal: Cualquier información numérica, al- fabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo con- cerniente a personas físicas identificadas o identificables.

i.Datos de validación: Son los datos utilizados para validar una fir- ma o un sello electrónicos.

j.Dispositivo cualificado de creación de firma electrónica: Es un dispositivo de creación de firmas electrónicas que cumple los requi- sitos de la normativa vigente para la creación de una firma digital segura o cualificada.

k. Dispositivo cualificado de creación de sello electrónico: Es un dispositivo de creación de sello electrónico que cumple los requisitos

de la normativa vigente para la creación de un sello digital seguro o

cualificado.

l.Documento digital: Es la información codificada en forma digital sobre un soporte lógico o físico, en la cual se usan métodos electró- nicos, fotolitógrafos, ópticos o similares que constituyen la repre- sentación de actos, hechos o datos jurídicamente relevantes.

m. Documento digital notarial: Son los instrumentos notariales creados en forma digital sobre un soporte lógico o físico, firmados con una firma digital segura o cualificada, que tienen el mismo valor de uno en soporte de papel. La firma digital segura del notario debe dar constancia de tal calidad, por lo que este debe contar con un certificado digital exclusivo para el ejercicio de la función notarial.

n. Estampado cronológico: Es la indicación de la fecha y la hora ciertas asignadas a un documento o registro electrónico por una entidad de certificación y firmada digitalmente por esta.

o. Evidencias electrónicas: Datos en formato digital o electrónico que pueden servir para respaldar o confirmar la realización de un determinado hecho, acto o negocio jurídico, en particular la la de un documento digital notarial. Estas evidencias pueden incluir -sin ser limitativas- fotos, videos, conexiones de tráfico, registros, metada- tos, correos electrónicos, mensajes, documentos y cualquier otro tipo de información electrónica o digital.

p. Firma digital segura o firma electrónica cualificada: Se enten- derá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del ini- ciador y el texto del mensaje, y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transmisión. Esta debe cumplir con los requerimientos definidos por la normativa vigente, contando con un certificado cualificado de firma electrónica y siendo creado a través de un dispositivo cualificado de creación de firma electrónica. Tiene la misma validez jurídica de una firma manuscrita y debe ser de conforme con el artículo 32 de la Ley núm. 126-02.

q. Firma electrónica: Se entiende por firma electrónica el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, que se utilice como medio de iden- tificación entre el emisor y el destinatario de un mensaje de datos o un documento digital y que carece de alguno de los requisitos legales para ser considerado firma digital segura o firma electrónica cualificada.

r.Instrumentos notariales: Son las actas, declaraciones juradas, comprobaciones, testamentos, poderes y demás documentos que son instrumentados por un notario o en los que este ha intervenido. Pueden ser actas auténticas o actos bajo firma privada en los que haya intervenido el notario.

s.Libro índice electrónico: Es el libro índice establecido en el artí- culo 38 de la Ley núm. 140-15, creado en soporte electrónico.

t.Medidas técnicas de protección: Son los controles que se utili- zan para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas, repositorios, protocolos e instrumentos notariales, así como otros activos de información.

u. Protocolo electrónico notarial: Es una colección documental de las actas auténticas y las diligencias realizadas por los notarios para su instrumentación, ordenadas de manera cronológica por año. El protocolo electrónico es custodiado por el notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el reposito- rio electrónico del Colegio Dominicano de Notarios. Los instrumen- tos incorporados al protocolo electrónico se considerarán originales.

v. Rectificación digital: Es el instrumento notarial que permite sub- sanar errores materiales u omisiones de datos o palabras cometidas en un instrumento notarial digital anterior, al cual debe vincularse sin sustituirlo ni invalidarlo.

w. Repositorio electrónico del Colegio Dominicano de Notarios: Archivos digitales donde se almacenan los actos, documentos u ob- jetos firmados o sellados digitalmente que son instrumentados por los notarios, que deben cumplir con los requerimientos técnicos ne- cesarios para su seguridad y debida conservación.

x. Sello electrónico: Son los datos en formato electrónico agregados a otros datos en el mismo formato, o asociados de manera lógica con ellos para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.

y. Sello electrónico avanzado: Es un sello electrónico que debe estar vinculado al creador del sello de manera única, permitir la identifi- cación de su creador, haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico con un alto nivel de confianza, bajo el control exclusivo del creador y estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior sea detectable, y que cumple los requisitos contemplados por la normativa vigente.

z.Sello electrónico cualificado: Es el Sello Electrónico Avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos elec- trónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico.

aa. Sistema integrado de gestión de actas notariales: Sistema in- formático que sirve de soporte a la gestión de las actas notariales para su remisión al Colegio Dominicano de Notarios, a fin de inte- grarlo al repositorio electrónico notarial, preservando su integridad y aplicando las medidas técnicas de protección.

bb. Validación: Es el proceso de verificar y confirmar la validez de una firma o sello electrónico.

Artículo 5. -Principios. El presente reglamento adopta los principios rectores que sean propios del esquema normativo vigente previsto por el ordena- miento jurídico dominicano, de manera enunciativa y no limitativa en el contexto siguiente:

a. Opcionalidad: La utilización de documentos digitales notariales constituye una alternativa para los notarios y las partes.

b. Buena fe: Los notarios y partes que intervengan en el proceso de elaboración de los documentos digitales notariales deben obrar de buena fe, haciendo un uso correcto de los medios digitales que sean necesarios para la elaboración y firma de los documentos digitales instrumentados por notarios.

c.Integridad: Los instrumentos notariales realizados por los notarios en soporte digital deberán utilizar una firma digital segura o cua- lificada e incorporar las medidas técnicas de protección necesarias para garantizar su debido registro, integridad, inmanencia y conser- vación en los medios digitales que sean dispuestos para este fin.

d. Protección de datos personales: Los notarios, el Colegio Domi- nicano de Notarios y todo aquel que intervenga en la ejecución o aplicación de este reglamento deberá garantizar la más amplia y posible protección de los datos suministrados en las distintas plata- formas, sistemas, repositorios, protocolos e instrumentos notariales digitales, en especial los datos de carácter personal, de conformidad con la Constitución y la ley.

e. Trazabilidad: Los sistemas, herramientas y aplicaciones que sean utilizadas para la instrumentación y gestión de documentos digitales notariales deberán rastrear y seguir la historia de todo lo realizado por el notario sin afectar la protección de los datos personales de las partes. La trazabilidad deberá permitir identificar la procedencia, los cambios y las interacciones que ha experimentado un documento digital notarial.

f.Transparencia: Las partes tendrán acceso a toda la información vinculada con los documentos notariales digitales de los que formen parte, salvo las excepciones expresadas por la ley.

g. Estandarización: En el uso de documentos y firmas digitales se establecerán normas o estándares comunes para garantizar la uni- formidad en las actuaciones de los notarios. La implementación de estos estándares siempre tendrá como objetivo ayudar a mejorar la eficiencia y la labor de los notarios.

Artículo 6. -Exigencia de documentos o mensajes firmados. Siempre que la Ley núm. 140-15 y demás disposiciones legales aplicables exijan que los instrumentos notariales deban estar firmados por una o varias perso- nas, en los documentos digitales notariales dicho requisito se entenderá cumplido cuando estos incorporen la firma digital segura de quienes suscriben y del notario actuante, que cumpla con los requisitos previs- tos en el presente reglamento y donde consten las debidas diligencias realizadas por el notario actuante, acorde a la normativa vigente.

Artículo 7. -Validez y efectos probatorios de los documentos digitales notariales. Los documentos digitales notariales instrumentados de acuerdo con lo dispuesto en este reglamento tendrán el mismo valor probatorio que los que se hayan suscrito de manera convencional.

CAPÍTULO II.SOBRE EL USO DE DOCUMENTOS Y FIRMAS DIGITALES EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

Sección I. Sobre los instrumentos notariales y su redacción

Artículo 8. -Habilitación general. Siempre que alguna norma legal requiera que se haga uso de un instrumento notarial según se dispone en la Ley núm.

140-15, se podrá llevar a cabo o ser formalizado mediante documentos

digitales notariales con firmas digitales seguras.

Párrafo I: El Colegio Dominicano de Notarios es la institución encargada de ejercer la vigilancia permanente para garantizar el cumplimiento de las normas éticas y legales para la elaboración de los instrumentos notariales con firmas digitales seguras. Para ello deberá hacer una evaluación previa de los notarios que deseen habilitarse para emitir documentos digitales con firma digital segura, así como impartir las capacitacio- nes o los entrenamientos necesarios. Luego de obtenida dicha habilitación, los notarios podrán solicitar su firma digital segura o cualificada ante las entidades certificadoras avaladas por el Indotel, acorde a la normativa vigente.

Párrafo II. Para su habilitación, los notarios deberán ser miembros activos del Colegio Dominicano de Notarios y cumplir con los programas de capacitación o entrenamiento que este establezca, así como estar al día en todas sus obligaciones y no recaer sobre ellos condena disciplinaria.

Párrafo III. En el caso de los funcionarios consulares, esta habilitación debe ser realizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores (Mirex), acorde a la normativa vigente. Una vez que hayan sido designados como cónsul dominicano en el extranjero, el listado de funcionarios consulares habilitados deberá ser remitido al Colegio Domi- nicano de Notarios debido a que esa función viene atribuida por mandato de la ley.

Artículo 9. -Utilización de documentos digitales por los notarios. Los nota- rios tendrán la opción de emplear documentos digitales para elaborar instrumentos notariales relativos a los procedimientos o actuaciones en los que intervengan el notario, atendiendo a las funciones que les son atribuidas por la ley.

Párrafo I. En concordancia con las normas nacionales, las partes involucradas en los documentos digitales notariales deben contar con una firma digital segura o cualificada como requisito para que la firma electrónica tenga la misma validez que una firma ológrafa o manuscrita. En el caso específico de los notarios, se requiere que posean un certificado de firma digital cualificado, en su calidad de oficial público, para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos notariales digitales.

Párrafo II. El notario deberá verificar la identidad de las partes, testigos o com- parecientes mediante la presentación de sus cédulas de identidad y electoral o de cualquier otro documento destinado a la identificación de la persona, por medio de la comparecencia telemática o presencial a través de las plataformas de gestión autori- zadas o habilitadas por el órgano correspondiente, y comparando la fiabilidad de los datos presentados por las partes con los datos oficiales de los sistemas y registros de la Junta Central Electoral cuando corresponda y sea posible.

Párrafo III. El notario deberá registrar las comparecencias para la tramitación de actas notariales, ya sea de forma telemática o presencial, y archivarlas en sus carpetas digitales, remitiendo copia de la grabación, el documento de identidad y el acto, con- trato o declaración con firma digital segura para su preservación. Estos documentos notariales digitales deben ser depositados en el repositorio del Protocolo Electrónico Notarial del Colegio Dominicano de Notarios, utilizando los medios o plataforma de gestión autorizadas o habilitadas por el órgano correspondiente.

Párrafo IV. Los documentos digitales notariales deben tener un código de autentica-

ción que permita validar su autenticidad a través de las plataformas definidas.

Párrafo V. Los notarios deberán conservar todos los documentos digitales notariales en los que intervengan a través de sistemas, plataformas y herramientas de confianza, tomando en cuenta las normas y estándares definidos por la normativa vigente y el órgano regulador para la conservación de documentos y objetos firmados digitalmente. Igualmente, deberán realizar copias de respaldo de dichos archivos e implementar las medidas necesarias a fin de garantizar la seguridad de la información, su inmanencia, confidencialidad, integridad, no alteración y la continuidad de los registros notariales, implementando las medidas necesarias según el capítulo relativo a la conservación de documentos digitales notariales del presente reglamento.

Párrafo VI. Todos los documentos digitales notariales serán conservados garantizan- do la integridad y la privacidad de las informaciones contenidas en ellos; el Colegio Dominicano de Notarios solo podrá dar acceso a estos documentos al notario actuante o por orden judicial. Los notarios y el Colegio Dominicano de Notarios tomarán las medidas necesarias para preservar la privacidad, integridad, indemnidad, no mani- pulación y seguridad de los documentos digitales notariales, de conformidad con las normas existentes, haciendo especial énfasis en la protección de datos personales.

Párrafo VII. El notario podrá expedir, conforme a la normativa vigente, copias au- ténticas relativas a los actos por él instrumentados con su firma digital segura con el mismo valor que las copias en papel de las actas notariales, estén estas originalmente en formato físico o digital, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. Las copias de las actas notariales deben estar debidamente certificadas y ser expedidas cumpliendo con lo establecido por la Ley núm. 140-15. La firma digital segura del notario de dichas actas notariales equivaldrá a que estas sean firmadas y selladas por él. La copia auténtica “fiel y conforme” a los originales se remitirá a través de un medio electrónico confiable.

Párrafo VIII. Los notarios ejercerán su función dentro de la jurisdicción territorial para la cual fueron nombrados, de lo que deberán dejar constancia en el documento notarial digital. Con el propósito de garantizar dicha disposición, el Colegio Dominicano de Notarios desarrollará una plataforma que recoja todas las funcionalidades, tomando en consideración las buenas prácticas tanto en el orden nacional como en el derecho comparado.

Párrafo IX. Los notarios habilitados para redactar instrumentos notariales están obli- gados a cumplir con los aspectos técnicos aplicables a la utilización de documentos y firmas digitales seguras, en atención a la Ley núm. 140-15, la Ley núm. 126-02, su reglamento de aplicación y las normas complementarias.

Artículo 10. -Consejo de administración de la plataforma de gestión notarial.

Es un órgano colegiado encargado de tomar decisiones estratégicas; tendrá a su cargo la administración, seguimiento, supervisión y funcio- namiento de la plataforma de gestión notarial y las demás herramientas digitales que sean implementadas con motivo de la aplicación del pre- sente reglamento.

Párrafo I. El Consejo estará integrado por los siguientes funcionarios:

a) el presidente de la Suprema Corte de Justicia, quien lo presidirá;

b) el procurador o la procuradora general de la República;

c)la presidencia del Colegio Dominicano de Notario, quien ejercerá las funciones de secretario.

Párrafo II. Los integrantes de este Consejo podrán delegar su representación en los funcionarios judiciales o administrativos que estimen conveniente según el caso.

Párrafo III. La administración de la plataforma de gestión digital para instrumentar actuaciones notariales en la forma que establece la ley y regula este reglamento será de la única y exclusiva competencia de este Consejo. No obstante, este órgano podrá autorizar otras plataformas a favor de terceros, pero sometida a su exclusiva dirección y supervisión y previa comprobación de que dicha plataforma favorece y afianza la función notarial.

Párrafo IV. Los notarios realizarán sus funciones relativas a las actas notariales a través de la plataforma de gestión notarial implementada al efecto, previa habilitación del notario por dicho Colegio Dominicano de Notarios para emitir documentos con firmas digitales seguras a través de la comparecencia telemática o presencial. Este será el único canal habilitado para la emisión de documentos digitales notariales.

Párrafo V. El Consejo debe remitir al Pleno de la Suprema Corte de Justicia un informe semestral de todas las decisiones y actuaciones adoptadas con relación a la dirección y manejo de la plataforma de gestión notarial, así como cualquier situación vinculada a este desempeño.

Párrafo VI. El Consejo se reunirá mensualmente, de manera ordinaria, y extraordina- riamente las veces que fuere necesario, siempre mediante convocatoria del presidente o de quien ejerza sus funciones. Las decisiones serán adoptadas por mayoría simple. La secretaria levantará una minuta de cada reunión, que reposará en los archivos del Consejo.

Artículo 11. -Funciones del Consejo. El Consejo tendrá, además de las que se puedan desprender de los artículos de este reglamento, las siguientes funciones:

a) administrar la plataforma de gestión notarial en los términos dispuestos por este reglamento;

b) autorizar el uso de otras plataformas digitales a terceros;

c) crear comisiones de apoyo y colaboración interinstitucional, tanto pú- blicas como privadas, necesarias para el cumplimiento de sus funcio- nes y la implementación efectiva de la plataforma y las herramientas digitales; estas comisiones siempre tendrán funciones consultivas;

d) realizar consultas tanto internas como externas para el seguimiento de la implementación de políticas y acciones institucionales relacio- nadas con el presente instrumento normativo;

e) suscribir los acuerdos de interoperabilidad que sean necesarios para el funcionamiento de la plataforma de gestión notarial y las herra- mientas digitales que se deriven de esta, competencia que estará a cargo del presidente de la Suprema Corte de Justicia; el presidente del Consejo podrá delegar en un funcionario del ámbito judicial su representación para la suscripción de estos acuerdos;

f) invitar a sus reuniones a las instituciones públicas y privadas o a cualquier persona que pudiesen brindar apoyo técnico o de cual- quier naturaleza al Consejo;

g) adoptar las medidas necesarias a fin de que la certificación puesta a cargo de la Procuraduría General de la República, conforme al ar- tículo 13 de la Ley núm. 140-15 y demás normas aplicables, tenga lugar de manera digital, en los casos que proceda;

h) cualquier otra función encomendada por el Pleno de la Suprema

Corte de Justicia.

Artículo 12. -Rectificación de documentos digitales notariales. En caso de que en un documento digital notarial se necesiten subsanar errores materia- les u omisiones de datos o palabras que no modifiquen el contenido de lo acordado o declarado, este podrá ser rectificado mediante un nuevo instrumento notarial en el que se deje constancia de las correcciones y se vincule al documento digital notarial corregido y a sus elementos fundamentales, sin que este mismo quede invalidado. Esta rectificación podrá ser formalizada mediante documento digital notarial, con la firma digital segura del notario actuante en dicha calidad, de las partes o de los testigos, según corresponda.

Artículo 13. -Identificación de las partes en documentos digitales notariales.

Los notarios están obligados a identificar a todas las partes y a los testigos o comparecientes de los documentos digitales notariales que redacten, y deben dejar evidencia electrónica de dicha comprobación.

Párrafo I. Para verificar la vinculación de la firma digital segura o cualificada y la identidad del firmante de documentos digitales, los notarios deberán valerse del certificado digital que la avale y de sistemas de validación confiables, acorde a la normativa vigente.

Párrafo II. Los notarios deberán acompañar los documentos digitales con eviden- cias electrónicas que acrediten la validez de la identidad de las partes, testigos y comparecientes, así como otras evidencias electrónicas que sustenten y refuercen el instrumento notarial.

Párrafo III. Para llevar a cabo este proceso, los notarios pueden hacer uso de tecnologías y sistemas complementarios que sean plenamente compatibles con las firmas digitales seguras. Estas herramientas permitirán la validación de la identidad de las partes o testigos, asegurando así su participación y consentimiento. Las evidencias electrónicas generadas en este contexto quedarán vinculadas al documento digital notarial y serán autenticadas mediante la firma digital segura del notario.

Párrafo IV. La ciberseguridad en los términos de las actuaciones y la intervención y suscripción de actuaciones vinculadas al ejercicio de la función notarial debe ser salvaguardada, vigilada y administrada por el Colegio de Notario con la colaboración del Indotel y de los órganos del Estado o internacionales especializados en esta materia. La Suprema Corte de Justicia, como órgano rector de la función notarial, será responsable de su supervisión, para lo cual deben establecerse lineamientos específicos de seguridad cibernética.

Artículo 14. -Redacción de instrumentos notariales utilizando firmas digita- les seguras. En aplicación del artículo 31 de la Ley núm. 140-15, la Ley núm. 126-02, su Reglamento de Aplicación y las normas comple- mentarias, los instrumentos notariales que sean redactados por medio de documentos digitales con firma digital segura, a través de la compa- recencia telemática o presencial, deberán cumplir con las formalidades siguientes:

A. Cuando se exija la presentación de documentos o mensajes origina- les, dicho requisito se entenderá cumplido mediante la presentación de documentos digitales, siempre que:

a. los documentos digitales notariales presentados hayan sido generados y transmitidos cumpliendo lo previsto en este re- glamento y en el resto de la normativa aplicable;

b. pueda garantizarse de forma confiable que se ha mantenido la integridad de la información contenida en el documento di- gital notarial, desde el momento en que dicho documento fue generado por primera vez en su forma definitiva:

b.1. se considerará que la información ha conservado la inte- gridad cuando haya permanecido completa e inalterada;

b.2. sin perjuicio de otros posibles medios tecnológicos que puedan utilizarse para garantizar la integridad de los documentos notariales digitales, se considerará que existe una garantía confiable de que la integridad de la información en ellos contenidos se ha conservado cuando el documento digital incorpore una firma digital segura del notario en dicha calidad, de las partes y los testigos del documento digital notarial, que cumpla con los requisitos previstos en este reglamento.

B. Para la indicación de la fecha y la hora en las actas notariales, estas deberán contener un estampado cronológico. Dicho estampado cro- nológico deberá cumplir los siguientes requisitos:

a. su insumo será la señal horaria de referencia establecida por la normativa complementaria a la Ley núm. 126-02 sobre Co- mercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, relativa a la determinación de la hora en medios electrónicos e inter- net que se encuentre vigente;

b. deberá ser accesible a los destinatarios del documento digital;

c.no comprometerá en modo alguno la integridad del documen- to ni la viabilidad de verificar la firma digital segura que pueda incorporar dicho documento.

Párrafo I. La lectura de los documentos digitales notariales a las partes y testigos podrá realizarse a través de cualquier medio electrónico que el notario considere apto para la transmisión en tiempo real de audio y video. En este proceso es imperativo que el notario verifique las identidades de las partes y testigos, confirme la voluntad de los involucrados con respecto al contenido del documento digital notarial y obtenga su aceptación explícita de este.

Párrafo II. La inclusión de una firma digital segura por parte de un firmante en un

documento digital notarial, como se ha descrito, tendrá la misma validez, efectividad y

fuerza probatoria que la firma manuscrita del mismo firmante en un documento físico equivalente. Es responsabilidad del notario, utilizando los medios que se establezcan, verificar que la firma empleada por el firmante sea una firma digital segura emitida por una entidad certificadora, de acuerdo con las normativas establecidas por el Indotel. Una vez colocada la firma digital segura de los firmantes en el documento notarial digital, este se da por firmado en todas sus hojas.

Párrafo III. Cuando un instrumento notarial sea elaborado por medio de documentos digitales, este deberá contener las evidencias electrónicas necesarias para garantizar de forma segura la intervención de las partes y testigos, las cuales se consideran firmadas y selladas en todas sus hojas con la firma digital segura del notario en tal ca- lidad, el cual dará fe pública de este hecho. El notario procederá a firmar el documento notarial digital una vez que haya realizado las validaciones necesarias relativas a la firma de las partes y su contenido.

Artículo 15. -Certificación y registro del documento digital notarial. Los do- cumentos digitales suscritos al amparo del presente reglamento deben cumplir con la certificación o legalización puesta a cargo de la Procu- raduría General de la República, la cual debe ser emitida de manera digital. Estos documentos digitales tendrán la misma fuerza liberatoria que aquellos que fueron emitidos en formato físico, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley núm. 140-15.

Sección II. Protocolo electrónico notarial

Artículo 16. -Sobre el protocolo electrónico notarial. Los protocolos electrónicos notariales podrán ser llevados mediante archivos electrónicos o docu- mentos digitales. Las actas notariales serán almacenadas en el protocolo electrónico notarial y deberán cumplir con las obligaciones contenidas en la Ley núm. 140-15, la Ley núm. 126-02, sus reglamentos de aplica- ción, normas complementarias y el presente reglamento.

Párrafo I: El Colegio Dominicano de Notarios tendrá la custodia del repositorio elec- trónico notarial nacional, a fin de mantener la seguridad jurídica de todo documento digital notarial, sin perjuicio de la facultad de supervisión y fiscalización atribuida por la ley a la Suprema Corte de Justicia, a la Procuraduría General de la República y al Archivo General de la Nación, a través de los cuales se ejerce la tutela del Estado sobre tales documentos.

Párrafo II. En todo caso, la forma de conservación de los archivos de registros o documentos digitales notariales deberá garantizar su integridad, confidencialidad, inmanencia y seguridad, de tal forma que no pueda accederse a ellos de manera

no autorizada, manipularse, alterarse, extraerse o eliminarse registro o documento digital alguno; se deberá cumplir con el principio de trazabilidad, de modo que quede constancia de los posibles cambios y las interacciones que ha experimentado un docu- mento digital notarial.

Párrafo III. Todo documento digital notarial protocolizable según la Ley núm. 140-15 debe ser depositado en el repositorio electrónico del Colegio Dominicano de Notarios a través del sistema integrado de gestión de actas notariales; se conservará una copia del protocolo electrónico notarial en el repositorio electrónico del Colegio Dominicano de Notarios. La copia depositada en el Colegio Dominicano de Notarios debe haber sido previamente encriptada o sometida a las medidas técnicas de protección necesarias, a fin de garantizar su confidencialidad y no alteración, de forma tal que solo el notario actuante tenga acceso a su contenido.

Párrafo IV. El protocolo electrónico notarial será custodiado por el notario actuante, e igualmente será remitido electrónicamente al Colegio Dominicano de Notarios por los medios confiables previamente definidos. Este depósito electrónico se efectuará imple- mentando las medidas técnicas de protección necesarias para dar cumplimiento a este reglamento; solamente podrá acceder a este el notario custodio del protocolo titular por medio de los accesos definidos. Será responsabilidad del notario, respecto de sus protocolos electrónicos notariales, y del Colegio Dominicano de Notarios implementar las medidas necesarias para la conservación íntegra de los documentos digitales nota- riales a largo término, de manera confiable, segura y respetando su confidencialidad.

Párrafo V. En el caso de los cónsules en el ejercicio de su función notarial, este requerimiento debe igualmente ser cumplido bajo la supervisión y control del Mirex, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la normativa vigente y por este ministerio.

Párrafo VI. Corresponde al Colegio Dominicano de Notarios definir las medidas téc- nicas de protección que garanticen la integridad, indemnidad y no manipulación del protocolo electrónico notarial. Tales medidas serán comunicadas a la Suprema Corte de Justicia para su aprobación, quien podrá ordenar su modificación o adaptación, de considerarlo pertinente.

Párrafo VII. En caso de muerte, renuncia, destitución o inhabilitación de un notario, la entidad custodia de los accesos entregará al nuevo notario responsable de los pro- tocolos, a requerimiento del Colegio Dominicano de Notarios, el acceso al protocolo electrónico notarial, una vez concluido el proceso de pase de protocolo previsto en la Ley núm. 140-15. Dicho acceso se entregará al juzgado de paz correspondiente, en caso de subasta desierta o con ningún subastador, acorde a la normativa vigente.

Párrafo VIII. En caso de incumplimiento de esta disposición, podrán ser aplicadas las sanciones disciplinarias establecida en la Ley núm. 140-15.

Artículo 17. -Libro índice electrónico. Los notarios podrán llevar su libro índice mediante archivos electrónicos de registros o documentos digitales, siempre que cumplan las obligaciones contenidas en la Ley núm. 140-

15 y en el presente reglamento.

Párrafo I. En todo caso, los archivos de registros o documentos digitales deberán garantizar su integridad, de tal forma que no pueda manipularse, alterarse, extraerse o eliminarse registro o documento digital alguno sin que este hecho sea notorio y trazable.

Párrafo II. El notario deberá velar por la más estricta veracidad de dichos índices, así como por su correspondencia con los documentos públicos autorizados e intervenidos, y será responsable de cualquier discrepancia que exista entre aquellos y estos, así como del incumplimiento de sus plazos de remisión.

Párrafo III. El notario deberá remitir a la Secretaría General de la Suprema Corte de Justicia y al Colegio Dominicano de Notarios, en el mes de enero de cada año, copia del libro índice electrónico correspondiente al año anterior, conforme al artículo 26, numeral 7, de la Ley núm. 140-15, a través de los medios oficiales definidos para estos fines.

Párrafo IV. El Colegio Dominicano de Notarios formará un índice único informatizado con la agregación de los libros índices informatizados que los notarios le remitan.

Artículo 18. -Sobre la encuadernación de volúmenes. En los casos en que los protocolos notariales puedan ser llevados mediante archivos electrónicos de registros o documentos digitales, no será necesaria la encuadernación de dicho volumen. Esta diferencia en cuanto a la forma de conservación o almacenamiento no será considerada como discriminación o pasible de penalización.

Artículo 19. -Borrado, alteración, pérdida o destrucción del protocolo elec- trónico notarial o del libro índice electrónico. En caso de borrado, alteración o destrucción del protocolo electrónico notarial o del Libro ín- dice electrónico, el notario solicitará al Colegio Dominicano de Notarios la recuperación integra de todos los documentos digitales redactados por el notario y del libro índice digital.

Artículo 20. -Emisión de duplicados de actas notariales. Los notarios tienen la obligación de llevar por duplicado y por cada volumen un índice de to- das las actas por ellos instrumentadas, en atención a lo dispuesto en la Ley núm. 140-15. Este duplicado podrá emitirse mediante documentos digitales siempre firmados con firma digital segura, empleando para ello los procedimientos, medios técnicos y soportes de almacenamiento contemplados para tales fines, a solicitud o previo consentimiento ex- preso de las partes o por autorización de autoridad judicial competente.

CAPÍTULO III. SOBRE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES NOTARIALES

Artículo 21. -Conservación de documentos. Cuando la Ley núm. 140-15 o las demás disposiciones legales aplicables exijan que determinados docu- mentos, registros o informaciones sean conservados, dicho requisito se considerará cumplido mediante la conservación de los correspondientes documentos digitales notariales, siempre que:

A. los documentos digitales conservados hayan sido generados o trans- mitidos cumpliendo lo previsto en este reglamento y se conserven de acuerdo con lo indicado en él;

B. los documentos digitales sean accesibles al notario actuante para su posterior consulta;

C. los documentos digitales sean conservados en el formato en que fueron generados, enviados o recibidos, o en algún otro formato que permita demostrar que la información conservada se corres- ponde con la originalmente generada, enviada o recibida;

D. de existir esta, se conserve la información relativa al origen, desti- no, fecha y hora de envío y recepción de los documentos digitales notariales;

E. se conserve toda la información que permita determinar la fecha y hora en que tales documentos fueron entregados para su conserva- ción, la persona o personas que crearon el documento, la persona que entregó el documento y la persona que lo recibió para su con- servación;

F. la forma de conservación cumpla con los requerimientos necesarios definidos por el Indotel para una conservación prolongada de los documentos y objetos firmados y sellados digitalmente.

Artículo 22. -Requisitos de los procedimientos de conservación. La conser- vación de los documentos digitales notariales deberá efectuarse por medios que cumplan los siguientes requisitos:

A. que garanticen la integridad e indemnidad del contenido de estos y su no alteración;

B. que garanticen la confidencialidad del contenido de los documentos digitales, respetando las medidas técnicas de protección definidas;

C. que garanticen la trazabilidad del documento digital notarial, de forma tal que sea posible rastrear e identificar la procedencia, los cambios y las interacciones que ha experimentado un documento digital notarial.

Párrafo I. El Colegio Dominicano de Notarios almacenará, respetando y aplicando las medidas de protección necesarias, una copia digital de todas las actas notaria- les realizadas en el país, con el fin de garantizar que se cumpla con la Ley núm.

140-15 en cuanto a la conservación y mantenimiento de los documentos digitales notariales; no tendrá acceso al contenido de las actas notariales, y deberá respetar su confidencialidad.

Párrafo II. El Colegio Dominicano de Notarios deberá someter anualmente la plata- forma o sistema de gestión y conservación de los documentos digitales notariales a pruebas de seguridad y auditorías de cumplimiento, realizadas por empresas especia- lizadas en estos servicios. Los resultados de dichas pruebas y auditoría deberán ser presentados a la Suprema Corte de Justicia.

Artículo 23. -Conservación de datos de firma digital segura. En aquellos casos en los que los documentos digitales se encuentren asociados a una firma digital segura, de acuerdo con lo previsto en este reglamento, las obligaciones de conservación aquí reguladas alcanzarán no solo al con- tenido del documento, sino que también abarcarán los datos asociados a la firma digital segura.

Párrafo I. La conservación de la firma, sellos y objetos firmados digitalmente se efectuará de acuerdo con la Ley núm. 126-02 y a las Normas Complementarias sobre la materia y sus estándares técnicos emitidas por el Indotel.

Párrafo II. Sin perjuicio de lo anterior, en aquellos supuestos en los que los docu- mentos digitales notariales contengan un registro de tiempo o estampado cronológico, este deberá conservarse, de tal forma que sea posible validar la fecha y hora en que se remitió el documento digital.

Artículo 24. -Copias de respaldo y recuperación. El Colegio Dominicano de No- tarios establecerá, mediante la correspondiente disposición normativa, los procedimientos para la realización de copias de respaldo y de recu- peración de datos respecto a los documentos digitales notariales que deban ser conservados por sus autoridades o funcionarios de acuerdo con lo dispuesto en este reglamento, como, entre otros, de los libros que componen el protocolo electrónico notarial y el libro índice electrónico.

Párrafo I. Los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de datos que se establezcan de acuerdo con lo previsto en el párrafo precedente de- berán garantizar la reconstrucción de todos los documentos digitales notariales arriba mencionados en el estado en que se encontraban al tiempo de producirse su borrado, alteración, destrucción o cualquier otra incidencia, así como salvaguardar su debida confidencialidad, integridad, indemnidad y no manipulación.

Párrafo II. Las copias de respaldo y recuperación de datos aquí previstas deberán incluir y permitir recuperar, al menos, toda la información de los documentos digitales que debe ser conservada de acuerdo con este reglamento, en particular la exigida para el protocolo electrónico notarial y el libro índice electrónico.

Párrafo III. Tales procedimientos serán comunicados a la Suprema Corte de Justicia para su aprobación; de considerarlo pertinente, esta podrá ordenar su modificación o adaptación.

Artículo 25. -Conservación de documentos digitales notariales a través de proveedores especializados. A los efectos de cumplir con las obligaciones de conservación aquí previstas, los notarios y el Colegio Dominicano de Notarios podrán contratar los servicios de proveedores especializados de conservación de documentos digitales que estén au- torizados por el Indotel para prestar dichos servicios.

CAPÍTULO IV: GESTIÓN DIGITAL NOTARIAL

Sección I. De los medios técnicos del Colegio Dominicano de Notarios

Artículo 26. -Medios del Colegio Dominicano de Notarios. El Colegio Dominica- no de Notarios deberá dotarse de los medios que sean necesarios para cumplir con las obligaciones previstas en la normativa vigente en la materia y en este reglamento.

Párrafo I. El Colegio Dominicano de Notarios definirá el procedimiento de incorpora- ción de documentos digitales notariales a su repositorio electrónico.

Párrafo II. Dichos medios técnicos deberán contemplar las medidas técnicas de protección de la información que garanticen al notario actuante la integridad, indemnidad, no manipulación, confidencialidad y acceso a dichos documentos digitales notariales, así como cualquier otra medida que fuere necesaria.

Párrafo III. Tales medidas serán comunicadas a la Suprema Corte de Justicia para aprobación, y esta podrá ordenar su modificación o adaptación, de considerarlo pertinente.

Sección II. Sistema integrado de gestión de actas notariales

Artículo 27. -Características del sistema integrado de gestión de actas instrumentadas por notario. El Colegio Dominicano de Notarios, de acuerdo con sus capacidades presupuestarias, podrá desarrollar una aplicación informática denominada “Sistema Integrado de Gestión de Actas Notariales”.

Párrafo I. El Sistema Integrado de Gestión de Actas Notariales centralizará las ac- tas notariales de todos los notarios bajo la coordinación del Colegio Dominicano de Notarios.

Párrafo II. El Colegio Dominicano de Notarios establecerá, mediante la correspon- diente disposición normativa, los aspectos relevantes para el acceso, utilización, inte- roperabilidad e interconexión del Sistema Integrado de Gestión de Actas Notariales.

Párrafo III. El Colegio Dominicano de Notarios podrá establecer los medios para poner a disposición del público el Sistema Integrado de Gestión de Actas Notariales atendiendo a necesidades específicas de colectivos concretos y proveyendo el soporte necesario para su adecuado funcionamiento.

Párrafo IV. La implementación y uso de esta plataforma deberá realizarse respetando la privacidad, confidencialidad, integridad y medidas técnicas de protección de los documentos digitales notariales que sean incorporados al sistema.

CAPÍTULO V. INSPECCIÓN

Artículo 28. -Facultad de inspección. El Colegio Dominicano de Notarios, la Su- prema Corte de Justicia, el Ministerio Público u otra autoridad judicial mantendrán la facultad de inspeccionar el protocolo, el libro índice o algún otro instrumento en particular, conforme lo establecen las leyes. En este proceso deberán considerar las disposiciones establecidas en la normativa vigente en la materia y en este reglamento.

Párrafo I. La Dirección General de Impuestos Internos podrá exigir la inspección del protocolo electrónico notarial, de acuerdo con lo establecido en la Ley núm. 140-

15, con el propósito de determinar la obligación tributaria de los notarios cuando las circunstancias lo requieran. Para ello, deberá tomar en cuenta las disposiciones establecidas en el presente reglamento.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 29. -Centro de atención al usuario y a los notarios. El Colegio Domi- nicano de Notarios establecerá un centro de atención al usuario y a los notarios para brindar el soporte necesario y atender eficazmente todas las solicitudes y reclamaciones relacionadas con los documentos digitales notariales. Este centro deberá operar de manera continua e ininterrumpida, garantizando respuestas inmediatas o en un plazo máximo de 48 horas.

Artículo 30. -Servicio de validación de firmas digitales seguras utilizadas en actos instrumentados por notarios. Para garantizar la validez de las firmas digitales seguras incluidas en los documentos digitales nota- riales, los notarios contarán con un servicio de confianza denominado servicio cualificado de validación de firmas electrónicas, que deberá ser brindado por una entidad de certificación autorizada por el Indotel para prestar este servicio o por este mismo órgano cuando corresponda.

Artículo 31. -Géneros gramaticales. Los géneros gramaticales que se adoptan en la redacción del texto de este reglamento no significan, en modo alguno, restricción al principio de la igualdad de derechos de la mujer y del hombre.

Artículo 32. -Aplicación supletoria. Para lo no previsto en este reglamento se apli- cará lo dispuesto en la Ley núm. 126-02, su Reglamento de Aplicación, las Normas Complementarias y otras normas que sean aplicables.

Artículo 33. -Publicidad. Se ordena a la Secretaría General de la Suprema Corte de Justicia que la presente resolución sea comunicada a todas las instancias jurisdiccionales del Poder Judicial, al Consejo del Poder Judicial, a la Procuraduría General de la República, al Colegio Dominicano de Notarios, al Colegio Dominicano de Abogados, al Ministerio de Relaciones Exteriores y al Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones para su cumplimiento y ejecución, así como su divulgación por los medios de difusión tanto escritos como digitales y el agotamiento de todos los trámites legales para su publicidad.

Artículo 34. -Entrada en vigor. El presente reglamento entrará en vigor en un plazo no mayor de doce meses a partir de la fecha de su publicación. La operatividad de la implementación del presente reglamento estará a cargo del Consejo de administración de la plataforma de gestión notarial; este también tendrá la responsabilidad de presentar al Pleno de la Suprema Corte de Justicia un plan de implementación de este reglamento, que deberá ser aprobado antes de su ejecución.

Firmado por: Luis Henry Molina Peña, Pilar Jiménez Ortiz, Francisco Antonio Jerez Mena, Manuel Alexis Read Ortiz, Fran Euclides Soto Sánchez, Nancy Idelsa Salcedo Fernández, Justiniano Montero Montero, Anselmo Alejandro Bello Ferreras, Rafael Vásquez Goico, Vanessa Elizabeth Acosta Peralta, Samuel Amaury Arias Arzeno, María Gerinelda Garabita Ramírez, Moisés Al- fredo Ferrer Landrón y Francisco Antonio Ortega Polanco.

César José García Lucas, secretario general de la Suprema Corte de Justicia, certifico y doy fe que la presente resolución ha sido firmada digitalmente por los jueces y secretario que figuran en la estampa.